Business Etiquette: Escribir correos electrónicos en Inglés

eMails Etiquette

Una de las formas de comunicación mas rápidas, fáciles de usar e importantes el día de hoy es el correo electrónico, pero como profesional o estudiante

¿Le estás dando la importancia que realmente se debe de dar?

Desde mandar tu ensayo a tu profesor, atender a clientes o compañeros de equipo trabajo, solicitar información de un producto al contactame@empresa.com o para dar información sobre el estado de una asignación en tu compañía. El e-mail juega un papel muy importante.

Para mi el correo electrónico es mas importante que una llamada telefónica por una razón muy simple: Evidencias.

  • Si algo he aprendido en la escuela y el trabajo es que si no esta por escrito, no existe o no es verdad.
  • Es muy fácil olvidar algo entre platicas o juntas, pero algo por escrito no.
  • El historial de la conversación ayuda a entender la naturaleza del problema con más facilidad, así como ayuda a deslindar las responsabilidades y apuntar realmente a los culpables.

Si estas interesado en mejorar de manera más profesional la forma en la que te comunicas vía e-Mail estos consejos te pueden ayudar a mostrar un mejor skill en comunicación por este medio:

 

Aprende a usar Cc y Bcc

La mayoría de las veces que necesitamos mandar un correo a mas de una dirección nos resulta mas sencillo mandar el correo con todas las direcciones en el To:. Una forma sencilla de saber que direcciones poner en el Cc es preguntarse a quien va dirigido el correo, a los que solo quieras hacer concientes del tema o del correo, esos van en el Cc o Carbon Copy.

Ejemplo: Tu jefe te pide un reporte a tu equipo. Pero no puedes por que tu ocupas la ayuda de otro empleado, digamos un Linux Admin para que te de permisos a esa BD o al Server. Para pedir acceso al Administrador el correo solo debe de ir dirigido a el, ya que el es la persona que debe realizar la acción.

    En el Cc pones a tu jefe y a tu colega:

  • A tu colega simplemente para que este enterado y también el lleve en su inbox el hilo de la conversación.
  • A tu jefe para mostrar al administrador que tienes la previa aprobación y que el ya esta enterado
  • En ambos casos estas personas realmente no harán nada, simplemente leer y estar enterados. Es por eso que van en el Cc.

Así se vería el inicio del correo:

To: Linux_Admin@company.com
Cc: Big_boss@company.com, team_mate@company.com

Dear Linux Admin,
Please grant me access to the DB XXXX in the Server XXX.XXX.XXX.XXX …

El Bcc o Blind Carbon Copy se utiliza para agregar las direcciones de correo que no quieres que las personas que reciban el correo (los que estén en To o Cc) se den cuenta que a ellos también se los mandaste.

Ejemplo: Te piden un código que mande una notificación semanal con un reporte muy importante dirigido a ciertos gerentes con copia a n cantidad de personas que quieran recibirlo. Bueno pues una práctica común es agregar al equipo de desarrolladores en el Bcc simplemente para saber que no hay problemas en el correo.

Otro ejemplo es cuando se mandan correos de Marketing a muchos clientes, lo mejor es mandar el correo a todos en el Bcc y así de este modo proteger y mostrar a cada cliente que su correo nadie mas lo vera y no caerá en manos de un Spammer.

 

Saludo

Siempre inicia el cuerpo del correo con el saludo en la primer línea. El saludo solo lo debes de hacer a las personas que pusiste en el apartado To, los del Cc no cuentan.

    Saludo formal, como para un gerente:

  • Dear
  • Saludos más casuales:

  • Hello, Hi
  • Saludos a más de una persona:

  • Dear Mr. Gibson/Dear Ms. Gibson,
  • Dear Mr. Gibson and Ms. Gibson,

* Agregar coma al final del nombre de la persona: “Dear Mr. Johns,”
* En el caso de los nombres que no estés seguros si es hombre o mujer, como son los nombres extranjeros, es mejor utilizar simplemente Hello sin usar títulos: “Hello Murali,”

 

Finalizar el correo y Firma

Después de escribir el contenido de nuestro correo es buena práctica terminar anteponiendo nuestro interés por resolver dudas o mostrar nuestra disposición. Estos son algunas frases comunes:

  • Do not hesitate in contacting me if you need further information.
  • Please contact me if you need further information.
  • Do let me know if you need anything else.
  • Looking forward to meeting you.
  • Keep up the good work.

Justo después y antes de la firma debemos finalizar el correo con una despedida. Estos son unos ejemplos:

  • Regards, Best regards, Thank you
  • Warm regards, Thanks and regards, Best wishes
    Una firma de correo básicamente debe incluir:

  • Nombre completo
  • Puesto
  • Departamento y Compañía
  • Correo electrónico/sitio web
  • Número telefónico

* Rara vez se debe incluir la dirección de la compañía, incluso es tratado como una mala práctica hacerlo.

 

Pedir información

Al pedir información es mejor que desde un inicio se pida bien para no perder tiempo, para eso es bueno tener en cuenta:

  • Copiar a las personas necesarias para dar mas seriedad a la petición
  • Especificar la importancia de la información
  • Que información es requerida con claridad
  • El tiempo en el cual la información es requerida
 

Como disculparse

Para el día que algo nos salga mal, la forma correcta de disculparse es mostrarlo:

  • “I’m truly sorry about the Server Crash”
  • Además:

  • Explica la razón por la que sucedió
  • Como vas a corregir el error o si ya lo hiciste
  • Muestra tu compromiso para que no ocurra de nuevo
 

Responder un Flame

Si un cliente o usuario esta molesto y te escribe un correo apuntando lo “incompetente” que eres por hacer algo mal o no hacerlo trata de:

    Entender el problema desde el punto de vista del usuario

  • “I understand that this is important and …”
  • Especifica el tiempo en el cual será resuelto el problema
  • Si el usuario esta mal y estas seguro que no es tu error, explica con detalle cual fue el verdadero error
  • Evita discutir
  • Pero lo mas importante es:

    Nunca usar Slang o Jargon

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